¿Qué es el ROLECE?

Si como empresa has intentado acceder a licitaciones o te lo has planteado, debes conocer el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE).

Este certificado digital agrupa todos los datos e información necesaria para la administración pública en dicho proceso. Se acredita, por tanto, la aptitud, habilitación personal, solvencia, capacidad de obrar… en un único documento.
Pero, ¿qué ventajas tiene para la empresa? ¿es obligatorio? ¿cómo se inscribe en el ROLECE? Todas estas cuestiones las resolveremos en los siguientes apartados.

¿Que obligaciones y consecuencias tiene la no inscripción?

Ante la dubitativa de si es obligatoria o no la inscripción, debemos irnos a la nueva Ley de Contratos del Sector Público 9/2017. En concreto al artículo 159.4 a):

Todos los licitadores que se presenten a licitaciones realizadas a través de este procedimiento simplificado deberán estar inscritos en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público”

Esto quiere decir que las empresas que quieran licitar con la Administración Pública deberán estar dadas de alta en el ROLECE. Es por tanto una obligación y no una opción, para poder participar en procedimientos abiertos simplificados y simplificados abreviados. Si no se cumple este imperativo, se procede a la exclusión inmediata de la empresa participante en los procesos licitadores.

¿Cuáles son las ventajas que tiene la empresa al estar inscrito en el ROLECE?

Sea una obligación o no, la inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público aporta a la empresa una serie de ventajas nada desestimables como son las siguientes:

  • La inscripción tiene efectos en todo el estado español, por lo tanto, se puede licitar en cualquier comunidad autónoma sin tener que hacer distintos registros.
  • Evita los temidos y excesivos trámites burocráticos, agilizando y ahorrando tiempo.
  • Transmite transparencia de cara a cualquier contratante, sea empresa o consumidor final.
  • No tiene ningún coste para la empresa solicitante.

¿Qué pasos debo seguir para la inscripción en el ROLECE?

  1. Realizar la solicitud: Para inscribirse en el Registro es necesario presentar una solicitud telemática, usando los formularios disponibles en la dirección electrónica del Registro, y firmarla con el certificado electrónico del interesado o de su representante (DNI electrónico o certificado de persona física emitido por la FNMT). Posteriormente, hay que incorporar la documentación acreditativa de la inscripción solicitada.
  2. Presentación de documentación:
    • Documentos iniciales: Se debe aportar la documentación acreditativa de su personalidad y capacidad de obrar: la escritura de constitución, y las escrituras de modificación que se hubiesen otorgado con posterioridad y reflejen de modo actualizado las circunstancias cuya inscripción solicitan, (como pudiera ser la modificación realizada en el órgano de administración o los nuevos nombramientos realizados, en su caso). Igualmente, se ha de incluir la acreditación de su inscripción en el Registro Mercantil (o en el que proceda, si no se trata de una sociedad mercantil española).
    • Documentos apoderados de la empresa: Se precisa la documentación que acredita el otorgamiento de los poderes para contratar que se desean inscribir: la escritura de otorgamiento de poderes y la acreditación de su inscripción en el Registro Mercantil (o en el que proceda, si no se trata de una sociedad mercantil española). Si con posterioridad a la solicitud de inscripción hubiera una revocación de esos poderes o cualquier otra modificación que afecte al ámbito o extensión de los mismos, deberá aportarse dicha escritura notarial, así como su inscripción en el registro correspondiente.
    • Cuentas anuales: La inscripción de las cuentas anuales ha de realizarse aportando un fichero, en formato XBRL, con el contenido de las cuentas depositadas en el Registro Mercantil. Posteriormente, tendrá lugar la presentación de la documentación acreditativa (documento físico o electrónico) de las cuentas y el justificante de su presentación y depósito igualmente en el Registro Mercantil.
    • Certificados: Los certificados electrónicos de inscripción en el Registro llevan incorporada la firma electrónica que los autentifica, y que permite comprobar la autenticidad de cualquier certificado electrónico de inscripción en el ROLECE aportado por un empresario, a través de la opción “validar certificado”. Dicha funcionalidad proporciona la confirmación de que el certificado no ha sido alterado con posterioridad al momento de su emisión. El Registro permite igualmente la consulta directa por el personal de los Órganos de Contratación de los datos de una empresa que figuran inscritos en él. En este caso, se obtiene la información actualizada a la fecha en que se efectúa la consulta.

Otras preguntas frecuentes

¿Las empresas que ya están clasificadas como contratistas no tienen que inscribirse en el Registro Oficial de Licitadores del Estado (ROLECE)?

No, ya que el Comité Consultivo (el organismo que emite las clasificaciones de los contratistas) lleva a cabo por sí mismo un registro básico de oficio para las empresas clasificadas.

¿Cómo se reciben las comunicaciones del ROLECE?

El ROLECE envía sus comunicaciones y notificaciones mediante un enlace que se envía por correo electrónico a la dirección (buzón de correo electrónico) del interesado. Dicho enlace permite al interesado la descarga segura de las notificaciones del procedimiento en curso, y permite acreditar que la notificación ha sido recibida por el interesado.

¿Cómo se puede obtener el Certificado de inscripción en el registro?

Los administradores y representantes de las entidades inscritas, así como los Órganos de Contratación pueden obtener los certificados de inscripción que necesiten por vía telemática, solicitándolos en la dirección electrónica del Registro, y acreditando su identidad mediante el uso de un certificado electrónico.

¿Cuánto tiempo supone el proceso de registro en el Registro Oficial de Licitadores del Estado (ROLECE)?

En la actualidad, desde que la solicitud ha sido presentada, el Ministerio tarda unos dos meses en procesar el registro. Se recomienda siempre realizar la inscripción en el registro de contratación del estado, ROLECE lo antes posible. Es probable que los retrasos se amplíen a medida que nos acerquemos a la fecha de registro obligatorio.

Por último, sólo nos queda recordaros que si tras esta larga lectura consideráis que necesitáis la ayuda de un experto en el registro de empresas en el ROLECE, desde Clave3 contamos con un equipo de profesionales especializados y con experiencia en este tipo de servicios. Podéis contactar con nosotros aquí